Fatture e pagamenti ai fornitori nell’ambito degli appalti pubblici: innovare per semplificare
12 Dicembre 2022
L’obbligo di fatturazione elettronica da e verso le Pubbliche Amministrazioni sussiste ormai dal 2014 per le PA centrali e dal 2015 per quelle locali, in conseguenza alle norme stabilite dal Ministero dell’Economia e delle Finanze con la Legge Finanziaria del 2008: “(…) l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche (…) deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica” (L. 244/2007, comma 209).
Da questo cammino normativo verso la completa digitalizzazione delle procedure d’appalto, incluse le fasi finali di rendicontazione e pagamento, non si torna più indietro. Di seguito prenderemo in analisi il ruolo giocato dalla gestione dei pagamenti ai fornitori all’interno del ciclo d’acquisto delle PA e i benefici generati non soltanto in termini di conformità normativa, ma di sostegno all’innovazione del settore pubblico.
La gestione del ciclo di vita della fattura come fase essenziale dell’e-procurement pubblico
A livello italiano ed europeo, la gestione degli appalti in forma elettronica va sempre di più verso l’integrazione end-to-end. Informatizzare singoli segmenti del processo non è più sufficiente: occorre ora intervenire anche sulla gestione delle fasi esecutive come flusso, che ha inizio con la determina a contrarre e si conclude con le fasi post-aggiudicazione del contratto, includendo la gestione della contabilità inerente ai fornitori.
Rendere omogenee le regole tecniche per l’e-procurement ha il chiaro vantaggio di limitare complessità e costi sia per le Stazioni Appaltanti che per gli operatori economici: un esempio recentemente implementato è quello dell’eDGUE-IT, il Documento di Gara Unico europeo in formato elettronico, riutilizzabile per più procedure di gara.
Il controllo end-to-end del procurement pubblico è già possibile oggi con la suite Acquisti Telematici, che integra tutti gli strumenti necessari alle Pubbliche Amministrazioni per la gestione degli affidamenti in un unico applicativo. Alla gestione degli albi fornitori e delle gare telematiche sono state nel tempo affiancate soluzioni sempre più sofisticate per programmare ed effettuare ogni tipologia di acquisto, eseguire i contratti, monitorare lo stato di avanzamento delle fatture, e infine pianificare e inserire gli importi da liquidare, agevolando il rispetto degli obblighi di pubblicazione.
I vantaggi generati dalla digitalizzazione dei pagamenti ai fornitori per gli Enti e le Società pubbliche non si limitano infatti agli aspetti tecnici e normativi, e si possono riassumere in tre punti essenziali:
Incremento della velocità e dell’accuratezza delle procedure amministrativo-contabili;
Maggiore efficienza e risparmio, grazie agli automatismi che riducono gli inserimenti manuali di dati;
Completa trasparenza e tracciabilità del ciclo ordine d’acquisto-fattura-contratto della Pubblica Amministrazione
Fatture e pagamenti, il modulo di Acquisti Telematici che completa il ciclo degli acquisti pubblici
Con il modulo Fatture e Pagamenti della piattaforma Acquisti Telematici, gli Enti possono portare a compimento i propri processi di approvvigionamento con una soluzione perfettamente calibrata sulle esigenze degli Uffici Gare e degli Uffici Tecnici, che organizza in maniera chiara e strutturata le informazioni, e permette di risparmiare tempo e risorse.
L’associazione tra fattura, contratto e fornitore resa possibile dall’applicativo semplifica infatti enormemente i controlli incrociati, accelerando l’autorizzazione dei pagamenti.
Fatture e Pagamenti consente sia di avere una visione strategica di alto livello della contabilità relativa agli acquisti, sia di ottimizzare la gestione operativa quotidiana, con strumenti intuitivi per assicurare il buon andamento delle procedure e la collaborazione di tutte le figure coinvolte, oltre a un’efficiente archiviazione e ricerca documentale.
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